O programa 5S' s como método de organização

RESUMO

O presente estudo tem por objetivo geral a busca pela organização do ambiente de trabalho por meios eficientes, simples e com baixo custo de investimento. Para tanto foi escolhido o programa de origem japonês intitulado 5S’s, nesta pesquisa analisamos os propósitos do programa 5S, descrevemos a metodologia e seus conceitos e pudemos verificar em estudo de caso em empresa sitiada em nossa região que utiliza e mantêm o sistema implantado os resultados advindos do programa. O 5S surgiu no Japão após o fim da 2ª guerra mundial, esta calcada em uma tradição que era passada de pais para filhos, a qual foi somada aos conhecimentos técnicos de administração norte americano. A união entre essa tradição secular e os estudos técnicos de administração criou o fenômeno 5S’s. Concluímos com o presente que os 5S’s não são apenas um método de organização, mas sim uma eficiente ferramenta com o poder de nos aculturar a buscar um ambiente de economia, organização, limpeza, higiene e disciplina aos colaboradores, fatores fundamentais para elevar a produtividade.

Creditos: Aloizio Ziareski, Elisemeri Teixeira, Marcos Magnum, Paulo Henrique, trabalho apresentado a disciplina de Métodologia de Pesquisa, Professora Liliane Dambros.


ABSTRACT

This study aims to search for the general organization of the workplace by means efficient, simple and low cost of investment. For this purpose we have chosen the source program Japanese titled 5S's, this research analyzed the purposes of the 5S program, we describe the methodology and its concepts and we could verify on a case study in a company under siege in our region that use and maintain the system in place the results from program. The 5S emerged in Japan after the end of World War 2, this steeped in a tradition that was passed from parents to children, which was added to the expertise of directors of North America. The union between the secular tradition and technical studies of administration created the phenomenon 5S's. We conclude with this that the 5S's are not just a method of organization, but an efficient tool with the power to acculturate to seek an economic environment, organization, cleanliness, hygiene and discipline employees, key factors to increase productivity.

Credits: Aloizio Ziareski, Elisemeri Teixeira, Mark Magnum, Paulo Henrique

        

1. INTRODUÇÃO

Muitas teorias falam sobre o surgimento do 5S’s, mas a mais notória e factual nos revela que foi após o fim da segunda guerra mundial, o Japão estava arrasado e se via em um caos total. Visto à necessidade de se reerguer os japoneses buscaram forças e iniciaram os processos de reestruturação e reconstrução do país, tomaram como partida seus valores humanos complementados pelos conhecimentos técnicos em Administração dos norte-americanos, que estiveram presentes e ajudaram o Japão a se reerguer. Conforme Osada (1992) é fato que o Japão tem pouquíssima vantagem competitiva frente aos demais países, visto a escassez de recursos minerais existentes em suas terras, pois o país tem dificuldades até mesmo em cultivar os alimentos necessários para sua população. Diante dessas dificuldades sobre-sai os valores humanos dessa nação que sabe que nada é de graça, a partir dessa premissa o povo busca incisivamente estudar e trabalhar para vencer na vida com essa união de valores nasceu o método 5S’s que têm por objetivo a organização do ambiente. Foi aplicado nas empresas japonesas e ganhou destaque rapidamente em todo o mundo devido sua simplicidade, eficiência e não envolver um investimento de autocusto.

Em entrevista com o gerente responsável pela área de qualidade de uma das empresas que possui o método implantado em nossa região, pudemos ter uma visão geral da importância que os 5S podem ter em nossas vidas. Pudemos verificar a forma de implantação, manutenção e resultados, e ainda constatar que os benefícios adquiridos com o sistema são inúmeros, desde economia de espaço, saúde e satisfação dos colaboradores a economia financeira com a redução de desperdícios e ganho na produção.

Concluímos, portanto que uma gestão voltada para a qualidade é primordial para uma empresa que queira ganhar seu espaço entre os grandes e para nortear seus objetivos os 5s podem ser considerados pilares para o sucesso, através destes princípios simples podemos alcançar a qualidade absoluta e ganhar força em qualquer meio de atividade. Neste trabalho enfatizamos a organização do ambiente de trabalho. É importante destacar que muito se fala na busca pela qualidade, mas poucos sabem realmente como chegar até lá, mas além de investir no ambiente e espaço físico é fundamental manter uma equipe motivada e produtiva. Uma das ferramentas fundamentais para se ter um funcionário motivado é dando-lhes condições de executar suas tarefas de forma adequada, fomentamos a importância dos 5S’ s para se chegar à forma adequada de trabalho. Concluímos com esta pesquisa que os 5S’s são de fundamental importância em qualquer meio seja profissional ou social e os benefícios advindos deles são inúmeros.

2.  DEFININDO OS S’ s:

Quando o assunto é eficiência os japoneses são lideres, devido sua constante busca ao aperfeiçoamento e criação de métodos eficientes. E um dos movimentos que chama a atenção do mundo por ser composto por um conjunto prático e eficaz que promove a organização do ambiente de trabalho e qualidade de vida através de atitudes extremamente simples é o 5S’s conhecido também como Housekeeping.

De acordo com Falconi (p.197, 2004), “o 5S visa mudar a maneira de pensar das pessoas na direção de um melhor comportamento para toda vida”. Partindo desta filosofia compreende-se que os 5S’s não são apenas uma ferramenta de trabalho podem ser considerados uma filosofia de vida, um valor cultural. Segundo Osada (1992) os S’ s podem ser compreendidos da seguinte forma:

Seiri: senso de utilização consiste na separação do que é útil e o que é inútil e eliminação de tudo que é desnecessário.

Seiton: senso de arrumação consiste na ordenação do ambiente de trabalho, colocando os materiais comuns em locais de fácil acesso e identificando-os.

Seiso: senso de limpeza consiste em manter o local de trabalho limpo eliminando toda a sujeira, também a coleta seletiva do lixo.

Seiketsu: senso de saúde e higiene consiste em manter sempre um ambiente favorável para execução das tarefas, usando os EPI’ s de forma adequada.

Shitsuke: senso de autodisciplina Consiste em manter de forma disciplinada todos os demais sensos, autocontrole e fazer que todos os sensos sejam executados.

Conforme Falconi (p.197, 2004):

O 5S é um programa para todas as pessoas da empresa, do presidente aos operadores, para áreas administrativas, de serviços, de manutenção e de manufatura. O programa deve ser liderado pela alta administração da empresa e é baseado em educação, treinamento e prática em grupo.

O programa deve ser aceito e promovido por todo o sistema hierárquico da empresa da alta direção até os operários, colaboradores. É importante que todos além de participativos sejam comprometidos com a causa do programa. Pois não basta ser apenas participativo e não se comprometer, esse é um movimento que exige a colaboração de todos os envolvidos no meio de ação.

2.1.1 Visão Geral dos 5S’s

Figura 1 Osada (p. 35, 1992)

A figura 1 nos ilustra a filosofia proposta por cada um dos conceitos da metodologia, para uma empresa com o objetivo de implantar o programa deve seguir os princípios citados acima.

2.2 5S’S NO BRASIL

O programa chegou ao Brasil na década de 90 com a crescente busca de sistemas de gerenciamento mais produtivos. Para ser implantada não foi possível colocar os mesmos termos, pois não existem palavras com os mesmos significados que comecem com a letra “S” em nosso idioma, foi então adotada a palavra senso na frente de cada conceito, mantendo assim a essência da filosofia 5S. Essa expressão traduziu com perfeição as idéias de atitude e pré-disposição para gerar os comportamentos de utilização, ordenação, limpeza, padronização e autodisciplina. A implantação desse método de organização tem por principio evidenciar os bons hábitos e eliminação de desperdícios e perdas, para melhorar não só o ambiente de trabalho, mas também obter inúmeros benefícios, tais como:

·                    Otimização do espaço: para efetivar a otimização do espaço deve separar o que é necessário para a execução de cada tarefa eliminando tudo o que é desnecessário, ampliando assim o espaço físico.

·                    Prevenção de quebras e acidentes: utilizar ferramentas de modo adequado e seguro, utilizando equipamentos de segurança e realizando sempre a manutenção dos equipamentos, das ferramentas e dos maquinários.

·                    Padronização do processo: utilizar métodos padronizados para a realização das tarefas para o seu resultado final ter um funcionamento simples e uniforme.

·                    Eliminação de desperdício: fazer com que o funcionário obtenha um consumo consciente para evitar o desperdício não só de matéria prima, mas também de outros itens importantes.

·                    Mudanças de comportamentos e hábitos: deixar para traz os maus hábitos adotando outra mentalidade dentro do conjunto que forma a empresa.

·                    Desenvolvimento do espírito em equipe; deve haver uma interação de todos dentro da empresa.

De acordo com Osada (p. 15, 1992) os “5S’s são o barômetro gerencial de uma empresa se ela consegue Implementar os 5S’s pode implementar qualquer coisa, vale salientar que o sucesso desse programa só é alcançado se todos cooperarem.”

Muitas empresas vêm desenvolvendo essa filosofia, algumas usando suas próprias denominações para o programa e vêm colhendo bons resultados.

2.3 OS 5S’S COMO CULTURA

Segundo Imai (1992), “o 5S é bom-senso que pode ser ensinado, aperfeiçoado e praticado para o crescimento humano e profissional. Convém se tornar hábito, costume e cultura”

A pessoa que tem a oportunidade de conhecer e vivenciar o 5S certamente consegue perceber a importância desse sistema para relações interpessoais no ambiente de trabalho e também na vida pessoal. Não devemos fazer 5s apenas no trabalho, mas sim em todos os ambientes sociais que freqüentamos.

3. ESTUDO DE CASO

A empresa entrevistada atua na área de fabricação de pincéis e esta instalada em nossa cidade, é uma das pioneiras a implantar e utilizar o programa 5s em nossa região a partir desta entrevista obteve-se uma idéia central sobre o tema. De acordo com o gestor do programa a pratica dessa metodologia é de grande cunho para a empresa que possui o método aplicado e em manutenção desde sua implantação em 1996 e vem colhendo bons frutos devido à prática do programa. “Hoje nossos colaboradores já não vêem mais o 5S como uma obrigação e sim como um beneficio, o programa já faz parte da cultura da empresa” (Silva, 2010). Foi apresentado o funcionamento geral do programa que se inicia a partir da contratação dos funcionários que recebem um treinamento e orientações a respeito do programa, como ele funciona como o colaborador deve interagir com o programa e toda a hierarquia do sistema.

O programa conta com uma estrutura de grande nível na qual há um gestor responsável pelo programa e uma comissão que conta com o envolvimento de vários funcionários, onde cada qual tem sua obrigação. Sendo o gestor; responsável pela manutenção e adequação dos métodos e rotinas; coordenadores e supervisores que asseguram a manutenção do programa; agentes que orientaram e conscientizam os colegas sobre a importância de manter um ambiente de trabalho agradável e limpo

Para o programa 5s funcionar de forma eficiente ele foi implantado em conjunto com outras comissões, como por exemplo, o P. E. (planejamento estratégico) a CIPA (comissão interna de prevenção a acidentes) e a TQC (total quality control). Essas comissões devem trabalhar em conjunto para que a empresa consiga desempenhar o seu papel de forma ordena simples limpa e segura.

Nesta empresa é elaborado e realizado auditorias periodicamente em toda fabrica a fim de monitorar, detectar inconformidades e riscos a saúde e bem estar dos funcionários, verificar se o programa esta sendo realizado de acordo com o proposto pela comissão. Não há o intuito de punir os não praticantes nas auditorias, mas sim estimular os colaboradores e o setor que alcance a meta proposta pelo método com premiações como; troféu, medalhas, vale refeição, bonificações e uma série de benefícios, há ainda um mapa de aderência com as pontuações alcançadas por cada setor. Isso acaba criando uma disputa saudável entre os funcionários que cada vez mais buscam trabalhar de acordo com os 5S’s. O que cria uma relação de “ganha x ganha” onde o funcionário sai satisfeito com a qualidade e condições de trabalho onde podem trabalhar com todo o seu potencial em um local limpo, bem organizado, e prático e a empresa com a redução dos desperdícios, a agilidade nos processos e conseqüentemente reduz gastos.

É importante destacar que os colaboradores já não vêem o programa como uma obrigação e sim como uma necessidade, um bem que traz beneficio próprio, deixando o 5S’s entrar em suas rotinas de trabalho de forma amistosa e sem resistência. Hoje esta empresa pode assegurar que o programa se tornou uma cultura e proporciona qualidade de vida aos colaboradores dentro da fabrica.

4. PROMOVENDO MUDANÇAS COM A IMPLANTAÇÃO DOS 5S'S

A implantação pode ser considerada uma das tarefas mais árduas da missão. Visto a relutância de alguns colaboradores em deixar antigos hábitos, é fato que o novo trás algumas dificuldades no início de qualquer processo de mudança, mas os esforços fazem valer a partir do momento que os benefícios substituem as dificuldades. Segundo Campos (1990) a implantação do programa 5s é uma boa maneira de iniciar o melhoramento do gerenciamento de rotina, promover o aculturamento a um ambiente de economia, organização, limpeza, higiene e disciplina aos colaboradores, fatores fundamentais para elevar a produtividade.

A empresa que quer implantar programa deve criar uma comissão responsável pela implantação, a estrutura mais utilizada pelas empresas atualmente conta com: um gestor, coordenadores setoriais, e agentes setoriais, essa comissão é responsável pela elaboração de planos de ação, auditorias, detecção de inconformidades e risco ao trabalhador, classificação de objetivos e elaboração de metas e planos de ação e treinamento dos colaboradores. A Delegação de obrigações mais comum vista nas empresas é a seguinte:

·                    Gestor criar e elaborar métodos de implantação, manutenção e treinamentos, informar os resultados continuamente à direção através de relatórios comparativos. Fazer a reciclagem continua das formas de se aplicar o sistema e realizar periodicamente a manutenção do corpo gestor do programa.

·                    Coordenadores orientar os colaboradores sobre a importância das praticas das tarefas de forma ordenada, supervisionar os colaboradores para verificar se o programa esta sendo executado da forma a qual foi passada, promover a integração dos colaboradores ativos e funcionais ao programa.

·                    Agentes orientar e conscientizar os colegas sobre a importância de se ter um local limpo e seguro para se trabalhar, praticar o programa e fazer com que se cumpra às metas do sistema.

·                    Corpo gestor orientar os demais colaboradores sobre a importância e os benefícios advindos do programa 5S, verificar se todos estão fazendo as tarefas de acordo com o proposto e de forma segura. Realização de auditorias e fiscalizações em todo o espaço físico da empresa periodicamente e fazer cumprir as normas e objetivos da empresa. Para que o programa 5s funcione de forma eficiente ela deve ser proposta em conjunto com outros métodos de busca a qualidade, tais como, Kaizen, TQC, Kanban entre outros.

4.0.1 ORGANOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

Para o desenvolvimento do programa de forma coerente deve ser seguido um organograma de implantação o qual é utilizado por diversas empresas. Essas etapas devem ser realizadas gradativamente.

Figura 2

Imai (1992)

4.1  MANUTENÇÃO DO PROGRAMA

A implantação do método não é difícil qualquer pessoa pode fazê-lo em seu setor, em sua casa, seja onde for. O que se torna de certa forma complexa é a manutenção que exige a soma dos esforços coletivos. Para se fazer a manutenção a comissão deve realizar auditorias periodicamente e acompanhamento contínuo a fim de verificar se o programa esta sendo executado de forma correta, não com o intuito de punir os não praticantes, mas sim estimular os funcionários da empresa. Para gerar este estimulo, a empresa pode oferecer prêmios, gratificações ao setor que obter os melhores resultados, premiando-os com: troféus, medalhas, mapa de aderência com as pontuações alcançadas criando assim uma disputa saudável entre os colaboradores. É importante ressaltar que não é um programa com início, meio e fim, mas deve haver uma Constante manutenção e gestão do programa.

De Acordo com Imai (1992)

Uma equipe organizada pode se tornar mais flexível e se torna imprescindível a descentralização do conhecimento. Uma equipe bem preparada e flexível é capaz de fazer um suporte completo ao cliente. Um cliente bem amparado se torna fiel ao empreendimento e retornarão satisfeito mais vezes, além de disseminar a boa aparência de sua empresa ou de seu produto

Inúmeras literaturas voltadas ao tema ambiente da Qualidade Total nos indicam a necessidade de manter o ambiente de trabalho organizado, para isso não há nada mais indicado que o 5S’s implantados e em constante manutenção. Osada (1992) nos indica o caminho a se tomar para a manutenção do ambiente, sendo os mais utilizados as auditorias. Para tal devemos classificar o que queremos como vamos analisar e elaborar relatórios de auditoria e analise. Com os resultados das vistorias, detectar o que é urgente e elaborar planos de ação para conter essas deficiências.

4.2  MÉTODOS DE AVALIAÇÃO

Hoje o método de avaliação mais comum nas empresas, é o modelo ilustrado na figura 2 sistema é muito amplo e abrangente e pode ser realizado de qualquer forma.

Na figura 2 temos a ilustração de uma lista de avaliação, nela a comissão pode levantar todas as inconformidades e pontos positivos que os setores apresentam, ela deve ser montada de acordo com a realidade de cada empresa

Figura 3

Modelo de Lista para avaliação dos 5S’s de acordo com Osada (p199, 1992)

O mais utilizado entre as empresas que utilizam o programa na atualidade, no qual são numerados todos os itens e situações a ser avaliado, elaborar uma lista de critérios a serem avaliados e assim realizar as auditorias acusando as irregularidades e pontos corretos.

Outro modelo simples e que pode ser adotado em qualquer segmento é o seguinte:

Figura 4

Osada(1992)

Este modelo por sua vez, é genérico e pode ser adaptado e utilizado em qualquer ambiente, ele só exige a elaboração de um critério de avaliação de cada senso.

Partindo destes princípios e com a constante manutenção e adaptação do 5S’s a cada realidade. É importante não só possuir o programa implantado é necessário manter a gestão com eficiência, pois só com gestão os bons frutos podem ser colhidos.

5. CONCLUSÃO

Nos dias de hoje é fundamental uma gestão voltada para a qualidade para qualquer empreendedor. Seja qual for o seu ramo de atuação, para tal existem inúmeras ferramentas de apoio uma delas é o 5s o qual é de uma eficiência e simplicidade que conquista cada vez mais e mais empreendedores. A corrente busca do mercado pela qualidade total, faz com que o 5S ganhe destaque devido seu baixo custo de investimento. O que incitou a pesquisar a respeito desta ferramenta. Os 5s podem e devem ser utilizados não só por grandes empresas, mas qualquer empresário e segmento que tem por objetivo a organização do seu ambiente de trabalho. Essa ferramenta tem o poder de nos aculturar e mudar nossas atitudes com relação à produtividade no ambiente de trabalho tem o poder de nos estimular a buscar um local mais limpo e bem organizado. No estudo de caso pudemos verificar os resultados que a empresa entrevistada obtém com programa implantado e em constante manutenção são inúmeros. Desde a satisfação dos colaboradores ate a redução considerável nos desperdícios de matéria prima, a união desses valores acaba refletindo no produto que chega cada vez melhor e com mais qualidade para o consumidor. Pudemos verificar também o sistema implantado na empresa, onde tivemos a possibilidade de ver o programa de uma forma geral e pudemos ver os benefícios advindos do método, os quais são inúmeros. Concluímos com a presente pesquisa que uma gestão voltada à qualidade total é primordial, e a melhor maneira de se chegar a uma gestão coerente, simples é com a adoção de métodos e sistemas, nesta listagem de métodos e sistemas voltados para a qualidade sobre sai e ganha o 5S devido sua simplicidade e eficiência.

6. REFERÊNCIAS

www.alphaconsultoriaalimentar.com.br

deboramartins.blogspot.com/2008/03/o-que-5s.html

www.terraforum.com.br

Egoshi, K.; OS 5 S DA ADMINISTRAÇÃO JAPONESA

Programa do 5S - Toyota

6.1 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS

IMAI, M.; Kaizen: A ESTRATÉGIA PARA O SUCESSO COMPETITIVO; São Paulo; Instituto Imam; 1992.

PETERSON J.; SMITH, R.(1998); O GUIA DE BOLSO DO 5S: Productivity Press.

OSADA, T.; HOUSEKEEPING, 5S’S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke; São Paulo; Instituto Imam; 1992

SALERNO, M. S.; Produção, trabalho e participação: CCQimigração japonesa; São Paulo, Atlas, 1985.

FALCONI, XX; TQC: Controle Total da Qualidade no Estilo Japonês; 3 ed.; São Paulo, 1996